ミッション：戸籍謄本の原本＆翻訳を30日以内に提出しろ
フランスで生活していると、
戸籍謄本（L’acte de naissance）の原本と翻訳30日以内に出してね
この期限過ぎたら滞在許可証の更新申請取り消すよ
みたいなことを突然言われることがあります。現時点で海外在住の場合、戸籍謄本の原本は大使館、領事館では取得できず、日本にいる家族や知人に頼んで市区町村の役場に出向いてもらい、代理で取得してもらったものを郵送してもらう必要があります。そのため時間も手間もかかるかなり大変な作業です。フランス行政はこの辺を理解していないので平気で上記みたいなことを言ってきます。そんな状況になった場合、なるべく早く戸籍謄本（L’acte de naissance）の原本と翻訳を用意する方法をまとめてみようと思います。
救世主！戸籍電子証明書提供用識別符号を活用する
戸籍電子証明書提供用識別符号とは、行政手続きにおいて、自身の戸籍電子証明書を申請先の行政機関に提供するために必要な数字16桁のコードです。
行政機関の窓口やオンライン手続きで「戸籍電子証明書提供用識別符号」を提示することにより、戸籍謄本等の提出が不要となります。 引用：マイナポータル
戸籍電子証明書提供用識別符号は戸籍謄本同様、市区町村役場、もしくはマイナンバーカードを使ってマイナポータル上で取得できます。家族や知人に代理で取得してもらう場合、委任状が必要です。海外生活で戸籍電子証明書提供用識別符号を使うメリットは
- パスポート申請の際に戸籍電子証明書提供用識別符号があれば戸籍謄本の提出不要
- 戸籍電子証明書提供用識別符号があれば大使館または領事館で戸籍情報の翻訳（出生証明書＝EXTRAIT D’ACTE DE NAISSANCE）を作成してもらえる。ただし、戸籍謄本の原本は受け取れない（詳細は後述）
戸籍電子証明書提供用識別符号にも戸籍謄本のように取得期限があり、大使館または領事館で戸籍情報の翻訳を作成してもらう場合、3か月以内に発行された戸籍電子証明書提供用識別符号が必要とのことです。
つまり、この戸籍電子証明書提供用識別符号を使えば戸籍謄本の原本が手元に届いていなくとも符号の情報があれば大使館または領事館で戸籍情報の翻訳を作成してもらうことが可能です。
こちらが私が受け取った長野市版の戸籍電子証明書提供用識別符号です。私は父親にPDFで送ってもらったデータを印刷してストラスブール領事館に持っていきましたがおそらく16桁の番号の控えだけでも大丈夫そうでした（符号で戸籍情報の翻訳を依頼する場合、データの照合に少し時間がかかる（私の場合20分ほどかかりました）ので申請の際は時間に余裕をもっていくほうが良さそうです）。また戸籍電子証明書提供用識別符号を提出して戸籍情報の翻訳を作成してもらう場合、符号の発行市区町村名が翻訳に載らない（私の場合、長野市発行という情報が翻訳には載っていない）のですが、個人的にはこれが問題になることはありませんでした。
ちなみにそもそも戸籍電子証明書提供用識別符号で戸籍情報の翻訳を作成してもらえるなら戸籍謄本の原本も大使館または領事館で受け取れるのでは？と思って問い合わせをしてみたのですが、大使館または領事館では翻訳データは受け取れるものの、戸籍謄本の原本のデータは受け取れないとのことで、戸籍謄本の原本のデータも提出する必要がある場合はやはり各市区町村役場で手続きをする必要があるとのことです。
紙での提出が必要な場合
紙媒体が必要な場合、30日という期限はかなりタイトなスケジュールです。動きとしては以下のような感じ。
- 委任状を作成し（もしくは代筆してもらい）、家族や知人に市区町村役場で戸籍謄本＆戸籍電子証明書提供用識別符号を取得してもらう
- 戸籍謄本の紙データを外務省の担当部署に送付し、アポスティーユを付与してもらう 参考：申請手続きガイド
- 戸籍電子証明書提供用識別符号を共有してもらい、大使館または領事館で戸籍情報の翻訳を作成してもらい、受け取る
- アポスティーユ付きの戸籍謄本の原本を海外の自分宛てに送付してもらう
- 戸籍謄本の原本が届いたら翻訳と共に提出
このスケジュールだと、親が私の本籍地に住んでいる私のようなのケースだとかなり急いでもかかる時間は以下のような感じです。
- 代理での戸籍情報の取得：1日
- アポスティーユの取得：往復の郵便を速達でお願いした場合、5～6日（私の場合、月曜に送ってもらって土曜に受け取りました）※申請書類に不備がない場合原則窓口受け付けをした3開庁日後に証明済み書類を郵便で返却する、とのことです
- 戸籍情報の翻訳の取得：2日（私の場合、ストラスブール領事館の窓口に直接出向いて木曜に申請し、翌月曜に受け取りました）
- 戸籍謄本原本の取得：1～2週間：EMSの場合1週間、それ以外の発送方法だと14日とのこと。DHLなど他の発送方法もありますが料金が割高になります。
海外郵便の部分がかなりネックでそこで1～2週間ほどかかるとなると他の工程をかなり急いだとしてもけっこうぎりぎりです。もしご家族や知人が本籍地にお住まいでない場合、戸籍謄本や戸籍電子証明書提供用識別符号の取得により時間がかかります。大使館または領事館で翻訳をお願いするにしても、もし遠方にお住いの場合はここでも追加で時間がかかってしまいます。というわけで、紙データの提出が必要な場合はかなり迅速な対応が求められます。
最短1週間！電子データでの提出の場合
滞在許可証の更新や運転免許証の切り替えなどの手続きの場合、最近は大多数のコミューンではオンラインでの手続きとなっています。そのため、提出書類も全てPDFや画像などのデータで送付します。この場合、原本が手元になくてもデータさえ手に入ればとりあえずOKという状況になります。その場合は前述の戸籍謄本の原本の海外送付の部分が不要になり、必要日数はかなり短縮されます。
スケジュールとしてはほとんど紙媒体を提出する場合と同じです。
- 委任状を作成し（もしくは代筆してもらい）、家族や知人に市区町村役場で戸籍謄本＆戸籍電子証明書提供用識別符号を取得してもらう
- 戸籍謄本の紙データを外務省の担当部署に送付し、アポスティーユを付与してもらう 参考：申請手続きガイド
- 戸籍電子証明書提供用識別符号を共有してもらい、大使館または領事館で戸籍情報の翻訳を作成してもらい、受け取る
- アポスティーユ付きの戸籍謄本の原本の電子データを共有してもらう
- 戸籍謄本の原本、翻訳とも電子データにして送付
この場合だと戸籍謄本の原本を海外に送付する1～2週間の期間が短縮されるので最短1週間ほどで必要書類を準備することができます。私は念のため戸籍謄本の原本も海外郵便で送ってもらいましたが、これが到着しなくても手続きを進められたのでかなり気持ちが楽でした。
まとめ
1つの書類があっちに行ったりこっちに行ったり、なんだかとっても面倒くさい作業です。それに戸籍謄本の原本取得は海外からはどうやっても無理（戸籍電子証明書提供用識別符号はマイナンバーカードがあればマイナポータルから取得可能）なので日本国内にいる家族や知人の協力が見込めない場合はその時点で詰みます。フランスの場合、L’acte de naissanceの取得は海外にいてもオンラインで可能なようなので日本もそういうふうにならないかなぁと思ったり。今回戸籍電子証明書提供用識別符号と言う切り札があることを知り、万が一今後同じような状況になったとしてもまた期限以内に必要情報を提出できそう、と学びました（日本にいる家族の協力は不可欠ですが😅）。私の経験が何かの参考になれば嬉しいです😊
この記事を楽しんでいただけたら「いいね👍」していただけると嬉しいです😊
